Правила комплектации документов в папку

Правила комплектации документов в папку

Банки. Договор. Идеи. Маркетинг. Отношения. Бизнес-партнерство. Эффективность


Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества.

Для прошивания используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы :

    Нитки. Лучше использовать капроновые. Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов. Клей бумажный. Лист чистой бумаги. Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий : Удалить скрепки, скобы из документа. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.

В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.

В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.

Оформляем дела на постоянное хранение

Обратите внимание Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит.

Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.
  1. Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве.

Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Документы в деле могут быть систематизированы:

  1. Хронологически, то есть по времени создания.

Все о папках-регистраторах: размеры, характеристики и использование

Также их используют на презентациях, семинарах. С логотипом. Подобный вариант продукции изготавливают обычно по индивидуальному заказу компании, фирмы.

Папки, которые используют только для хранения документов, поделены на такие группы:

    боксы; регистраторы; ; с зажимом, ; папка с файлами; ; короб; , кольцах; папка на кнопках, завязках, молнии; .

Выбирая изделие также обращайте внимание на тип конструкции.

Отличий в этом плане множество. В каталогах представлена продукция с:

    кольцами. Она подходит для хранения большого количества документации; файлами. Отличный вариант, если вам необходимо защитить документы от снимания, повреждений; с отделениями. Этот вариант также функциональный. В указанном аксессуаре можно хранить бумаги, ручки.

Выбрать подходящее изделие из огромного ассортимента папок довольно сложно.

Нужна папка регистратор, уточните нужные размеры изделия, формат.

На эти нюансы стоит обращать внимание в первую очередь.

Стандартными считают изделия А4. В этом размере создаются все официальные бумаги. Также в каталоге магазина «Канцелярская Мекка» представлены изделия таких форматов:

    А3. А5.

Формат А5 используют в бухгалтерском деле.

Он удобен для подшивания, хранения платежных документов.

При необходимости можно заказать сегрегатор нестандартного размера. Сегрегатор или регистратор удобнее использовать из-за качественного механизма крепления, наличия места для подписи, этикетки на корешке.

Чтобы хранить документы чаще используют регистраторы формата А4.

Отличие наблюдается в ширине корешка, а не в высоте. Именно от этой характеристики зависит количество бумаг, которые можно поместить для дальнейшего использования, хранения.

1.2. Оформление дел

Записи электронных дел на физически обособленных носителях должны быть абсолютно идентичными.

На каждый электронный носитель оформляется вкладыш, на котором должно быть указано: индекс дела, заголовок дела по номенклатуре дел, крайние даты документов электронного дела, объем дела в Мб. Вкладыш помещается в футляр единицы хранения.Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в соответствии с требованиями п.

4.22 Правил. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок проводится их перенумерация.При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется лист-заверитель дела (п. 4.23. Правил). Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение N 8 Правил).В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, в том числе литерные номера листов и пропущенные номера листов (при наличии), через знак «+» (плюс) указывается количество листов внутренней описи.В графах 1 и 2 листа-заверителя дела оговариваются особенности физического состояния и формирования дела:- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;- номера крупноформатных листов;- номера конвертов с вложениями и количество вложений.Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления.Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт в графе 1.Для документов постоянного

Техническая документация

6.6 ГОСТ 2.601-95]При разработке документов особое внимание должно быть обращено на изложение требований к соблюдению при эксплуатации и ремонте изделий. В тексте этим требованиям должны предшествовать предупреждающие слова: «ВНИМАНИЕ» «ЗАПРЕЩАЕТСЯ».Слово «ВНИМАНИЕ» используют, когда нужно привлечь внимание к способам и приемам, которые следует точно выполнять во избежание ошибок при эксплуатации и ремонте изделия, или в случае, когда требуется повышенная осторожность в обращении с изделием или материалами.Слово «ЗАПРЕЩАЕТСЯ» используют, когда нарушение установленных или соблюдение требований, касающихся использования материалов, способов и приемов обращения с изделием, может привести к нарушению мер безопасности.Слова «ВНИМАНИЕ» и «ЗАПРЕЩАЕТСЯ» и следующий за ними текст с предостережением необходимо печатать прописными буквами.Все необходимые пояснения к тексту (таблицам) помещают под абзацами, к которым они относятся.

Пояснения начинают со слова «» (пояснение к таблице разрешается давать в виде сноски).Примеры:1 ВНИМАНИЕ: РУЛЯМИ НЕ РАБОТАТЬ!2 ВНИМАНИЕ: РАСТВОР ЧРЕЗВЫЧАЙНО ОПАСЕН!3 ЗАПРЕЩАЕТСЯ МЫТЬ ДВИГАТЕЛЬ БЕНЗИНОМ.Примечания1 Если гарпунная пушка имеет механизм качания прицела, то перед выверкой уровня вертлюга необходимо совместить риски на хомутике механизма качания.2 .Для изделий, требующих особой осторожности перед началом обращения с ними, на обложке формуляра (паспорта) должна быть нанесена предупреждающая надпись, например «ВНИМАНИЕ! ОСОБАЯ ОСТОРОЖНОСТЬ», а в тексте формуляра (паспорта) даны не обходимые пояснения [из подр.

6.7 ГОСТ 2.601-95]Все надписи () и условные знаки, располагаемые на изделии и на фирменных табличках (табличках) к изделию, должны быть приведены и описаны в документах РЭ.Все встречающиеся в тексте примеры надписей на пультах, приборных досках и фирменных табличках (табличках), трафаретные наименования переключателей и их положений: команды, , сигналы и т.
6.7 ГОСТ 2.601-95]Все надписи () и условные знаки, располагаемые на изделии и на фирменных табличках (табличках) к изделию, должны быть приведены и описаны в документах РЭ.Все встречающиеся в тексте примеры надписей на пультах, приборных досках и фирменных табличках (табличках), трафаретные наименования переключателей и их положений: команды, , сигналы и т. п. должны быть набраны прописными буквами и заключены в кавычки [из п.

6.8 ГОСТ

Бухгалтеры делятся опытом по хранению документов. У кого какие папки?

Как бухгалтеры структурируют и хранят документы, которых со временем становится много?

Раскладывают по папкам, ведут реестры?

А какие именно папки по наименованиям? Спрашивают в «». «Поделитесь, пожалуйста, своим опытом, особенно интересует производство, какие папки организованы для хранения документации, кроме папки „банк“, и куда и как подшиваете/храните документы — счета, УПД, акты полученные и выписанные (в банк по мере оплаты, или может быть в книгу учёта покупок и продаж), требования, накладные, зарплатные ведомости, и прочее».

В комментариях предложили самы разные варианты. У кого-то разбивка по контрагентам: «Я делю по контрагентам папки/разделы в папках.

Мне так удобнее: внутри контрагента деление по договорам.

Внутри договоров — хронологически складываются все документы». На это спрашивают, как быть, если контрагентов, например, сотня. «Я правильно поняла, что если контрагентов 100, то и папок 100 и не важно, что там по одной бумажке может быть. И как вы тогда решаете вопрос с архивирования и уничтожением старья?» Автор комментария отвечает, что контрагентов может быть сотня в одной папке, разложенных по алфавиту.
И как вы тогда решаете вопрос с архивирования и уничтожением старья?» Автор комментария отвечает, что контрагентов может быть сотня в одной папке, разложенных по алфавиту.

«Нет, неправильно поняли. В одной папке может быть и сотня контрагентов, по алфавиту разделённых рубрикатором. Может быть 1-2, смотря какой объём». У кого-то все очень четко структурировано, на случай, чтобы можно было удаленно через кого-то срочно нужное найти.

«Всё отдельно, аккуратно по папкам:

  • Банк
  • Касса
  • Акты
  • Зарплата начисленная и выданная
  • Договоры (под реестр, номер договора, организация, дата заключения договора, дата окончания договора, количество листов договора).

Не лениться, чтобы все было понятно.

Например, вы в отпуск уехали, генеральный звонит, а вы ему: „Папка красная, „Договоры“, страницы по реестру номер 133“. Архив — дело тонкое». Вот еще вариант, как у кого что разложено: «Правопередающие документы отдельно, счета-фактуры. отдельно, счета на оплату — либо отдельно в папке-приложении к банку, либо приложением к выписке (к платёжке).
отдельно, счета на оплату — либо отдельно в папке-приложении к банку, либо приложением к выписке (к платёжке).

На разных предприятиях практикую по-разному.

Бухгалтерские справки, авансовые отчёты, расчёты с сотрудниками, касса (кассового аппарата нет), путевые листы, — на каждое свои папки Разумеется, документы по реализации так же делятся на акты, накладные (своя папка) и документы по НДС с продаж — своя папка». Кто-то часть хранит в электронном витде в 1С:

«Сканирую и прикрепляю в 1С, удобно отвечать на требования ИФНС, а бумагу договора отдельно, НДС отдельно»

. На это спрашивают,

«не отягощает ли базу, не начинает ли она тормозить»

?

Автор комментария пишет, что нет: «Нет, все ок. У нас по НДС все время тёрки с ИФНС, а это значительно упрощает процесс, особенно сейчас, когда офис на удалёнке». Вот еще отдельно по хранению документов, если производство: «Это зависит от специфики и объёма документов.

Производство храню отдельно спецификации, отдельно требования, отчёты производства за смену.

Все отдельно. Но! Если у вас маленький объем, удобнее было бы хранить производственные документы по хронологии.

Ну и банк/входящие упд/исходящие».

Вообще, каждый бухгалтер рано или поздно приходит к какой-то своей, удобной ему, системе хранения и структурирования документов. А у «Клерка» все важное и актуальное для вас — отправляется в телеграм-канал «». Тоже структурирование своего рода.

В хронологическом порядке.

  • 03.09.2021
  • 06.09.2021
  • 07.09.2021

«» : Теги:

  • Добавить свое предложение

Как правильно сшивать документы в соответствии с ГОСТом

Если бумага не несёт в себе особой значимости, то требования могут быть предельно простыми. Можно сшить ее самостоятельно, используя при этом недорогие, некачественные материалы.

Подойдёт и хлопковая нить. Обычные нитки не подойдут, так как они быстро изнашиваются, стираются и недостаточно прочны для хранения.

Важно выбрать большую иглу подходящей толщины, чтобы она легко проходила через отверстия.

Если папка имеет особый статус важности, то для таких случаев существуют специальные компании, которые занимаются скреплением архивных документов.

Работа выполняется специалистами полиграфических организаций. Для сшивания они используют оборудование, качественные материалы, специальные пластиковые или металлические скрепления, картонные обложки.

Времени на сшивание уходит в несколько раз меньше. На производстве имеется специальный станок, биндер и прочие приспособления.

Чтобы определить, каким именно инструментом (дыроколом, иглой, шилом) будут проделываться отверстия, важно определиться с количеством листов документации, количеством прорезаемых дыр, статусом, сроком и надёжностью хранения.

Если количество листов в папке до 20, то при сшивании необязательно использовать дополнительные материалы. Достаточно иметь хорошую, толстую, длинную иглу, которая с лёгкостью проходила бы через намеченный слой бумаг. Если листов более 50, то используйте шило.

Для облегчения работы и экономии сил можно использовать молоток.

Если количество документов превышает 100 и более, используют дырокол.

Существует несколько способов размещения отверстий на документах. Неважно, каким именно способом сшиваются листы, нужно соблюдать правила: Начинать вдевать нитку необходимо с лицевой стороны документа.

Конец рабочей нити не должен быть больше 6 см. Заканчивая шить, завязывайте концы нити в узелок.

Перед тем как сброшюровать бумаги, подложите полоску картона на первый листок, чтобы сохранить нить от возможных повреждений. Делать отверстия необходимо на расстоянии примерно 3−5 см.

ГОСТ Р 21.101-2020 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации»

Main requirements for design and working documentation Дата введения — 2021—01—01 1 Область применения Настоящий стандарт устанавливает основные требования к проектной и рабочей документации для строительства объектов различного назначения. Примечание — В настоящем стандарте понятие «строительство» включает в себя строительство, реконструкцию.

капитальный ремонт и техническое перевооружение объектов капитального строительства. Общие правила выполнения графической и текстовой документации, установленные в разделе 5. и правила внесения изменений, установленные в разделе 7, распространяются также на отчетную техническую документацию по результатам инженерных изысканий для строительства.

2 Нормативные ссылки В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: ГОСТ 2.004 Единая система конструкторской документации.

Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения ГОСТ 2.052 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения ГОСТ 2.101 Единая система конструкторской документации.

Виды изделий ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации.

Виды и комплектность конструкторских документов ГОСТ 2.109 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам ГОСТ 2.113 Единая система конструкторской документации.

Групповые и базовые конструкторские документы ГОСТ 2.114 Единая система конструкторской документации. Технические условия ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации.

Форматы ГОСТ 2.302 Единая система конструкторской документации.

Масштабы ГОСТ 2.303 Единая система конструкторской документации. Линии ГОСТ 2.304 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные ГОСТ 2.305 Единая система конструкторской документации.

Изображения — виды, разрезы, сечения ГОСТ 2.306 Единая система конструкторской документации.

2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище

Рациональное размещение документов в архивохранилище создает условия для поиска документов и проверки их наличия. Требования к размещению документов в архивохранилище содержатся в пунктах 2.34 — 2.35 Правил.

Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.При размещении документов работник архива руководствуется правилами:- все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилище на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;- документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах;- дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные могут размещаться горизонтально;- коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;- на коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи, крайние номера дел, размещенных в данной коробке, даты дел, находящихся в коробке, и номер коробки в пределах фонда;- не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах (п.

2.34., 2.35. Правил);- документы постоянного хранения на бумажном носителе размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения (за исключением документов по личному составу) — в связках;- документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов (п. 2.35. Правил).Рекомендуется хранить электронные документы раздельно по видам электронных носителей, в разных коробках, боксах, ящиках, на разных полках шкафов.Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах, ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов.

Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки, бокса.Электронные документы могут храниться на серверах, принадлежащих организации или арендуемых организацией.

Исполнительная

Если от меня требуют и реестр и ведомость, я показываю в ней все книги (папки) которые сдаю по данному проекту (тому или книге). Документ, которым сдается или оформляются спец-монтажные работы для предъявления их рабочей комиссии, им можно сдать-принять установку генподрядчику или эксплуатации для обеспечения сохранности законченных работ или составных частей установки во временную эксплуатацию или сдать другой организации в наладку.

Для электромонтажа — Актом технической готовности электромонтажных работ форма 2 ВСН 123-90; для автоматики — Акт приемки в эксплуатацию систем автоматизации по приложению 1 СНиП 3.05.07-85 (если делался только монтаж — Акт приемки смонтированных систем автоматизации по п.17 приложения 1); для АПТ, АГТ и ГПТ – акт об окончании монтажных работ по приложению 12 (для сдачи в наладку если ее делает др. организация, Акт об окончании пусконаладочных работ по приложению 24 (для предъявления рабочей комиссии) методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и охранки — Акт об окончании монтажных работ по приложению 5, Акт об окончании пуско-наладочных работ по приложению 14, Акт о приемке технических средств сигнализации в эксплуатацию по приложению 17 РД 78.145-93.

Все приложения к вышеуказанному акту: Ведомость изменений и отступлений от проекта с приложением писем-согласований. По электрике – по форме 3 ВСН 123-90, по форме №1.4 ВСН012-88 ч.2 для всех остальных видов работ; Ведомость электромонтажных недоделок с приложением справки о ликвидации недоделок. По электрике — по форме 4 ВСН 123-90, по форме №1.7 ВСН012-88 ч.2 — для всех остальных видов работ; Ведомость смонтированного электрооборудования.

Делается сводная на основании всех предыдущих.

По электрике — по форме 5 ВСН 123-90, для автоматики – по произвольной форме; по АПТ,АГТ и ГПТ – по приложению 27 методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и ОС – по форме приложения 16 пособия к РД 78.145-93; для ЭХЗ – по форме №1.3 ВСН 012-88 ч.2;

Приложение.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

, с изменениями, внесенными Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. N 89), Минкультуры России от 10 сентября 2007 г.

N 1273

«Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»

(зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 г., регистрационный номер 10291, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 г. N 45»). 1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. 1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. 1.5. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации — источника комплектования государственного, муниципального архива определяются , утверждаемым руководителем организации.

II. Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации 2.1.