Сколькостраниц для записей в трудовой книжке

Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика


Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

  1. высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
  2. среднее общее;
  3. среднее профессиональное;
  4. основное общее;

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем.

Эта же норма прописана в ТК России.Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв.

постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК.

При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года — таблица изменений

Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР. При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2021 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.

Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, согласно , в 2021 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.

Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работнике, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе.

Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые. Указанные правила прописаны в .
Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2021 года для работников, которые:

  1. до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).
  2. впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся);

В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.

Работодателю нужно организовать учет:

  1. чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
  2. трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).

То есть нужно иметь два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.

Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно.

Приложение 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. 2. Заполнение сведений о работнике 2.1.

Предусмотренные ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.); запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.); запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.); профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Минтруда России от 31 октября 2016 г.

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см.

в статье «». Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020).

Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью.

Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил). С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе.

38 Правил). С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя.

Подробнее см. «» и «» Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются.

Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Содержание Было (развороты) Стало (развороты) Сведения о работе () 10 14 Сведения о награждении (трудовая книжка) 10 7 Сведения о работе (вкладыш) 9 12 Сведения о награждении (вкладыш) 8 5 Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе. Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы.

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку.

Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка). Согласно п. 3 Порядказаписи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

2 Порядка). Согласно п. 3 Порядказаписи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати). В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п.

8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)).

Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп.

«в» п. 28 Порядка). А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет. Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения.

Трудовые книжки: оформительские тонкости

Можно ли использовать для этих целей штамп?

И как быть, если несколько букв в названии организации отпечатались нечетко: можно их подправить шариковой ручкой? А если нельзя, то как признать такую запись недействительной, ведь она не нумеруется? : Законодательством не предусмотрено использование штампа для внесения записей в трудовую книжку.

Но это очень удобно, особенно если у организации длинное наименование.

Вот что нам разъяснили в Роструде. “Использование штампа с наименованием организации при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (далее — Инструкция).

При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» исправление неточных или неправильных записей производится путем признания записи недействительной. Поэтому исправление штампа ручкой не допускается.

Ведь отсутствие нумерации записи о наименовании работодателя (в данном случае оттиска штампа) не является препятствием для признания ее недействительной.

Поскольку наименование организации должно указываться перед записями о приеме, переводе и увольнении, правильнее всего будет сделать следующее:

  1. после чего поставить штамп предприятия и внести запись о приеме еще раз в общем порядке”.
  2. в графе 3 произвести запись: «Оттиск штампа с наименованием предприятия такого-то и запись за № таким-то считать недействительной»;
  3. в графе 1 поставить порядковый номер записи, а в графе 2 указать дату внесения записи;

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Роструд З.А.

Никурова, г. Краснодар В трудовой книжке работника предыдущий работодатель ошибся в нумерации записей в разделе «Сведения о работе», после записи за № 10 внес запись за № 5, 6, 7. Как нам теперь нумеровать записи в трудовой книжке работника: надо ли продолжить неправильную нумерацию, начатую предыдущим работодателем, или же присвоить записи правильный порядковый номер?

Надо ли приводить

Как правильно заполнить трудовую книжку

После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу. Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала.

Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве.

Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника. Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? , чтобы все делать правильно.

Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями. Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  1. уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  2. дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  3. оформить бланк при первом трудоустройстве;
  4. дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  5. заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  6. вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  7. вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  8. вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  9. вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
  10. использовать точные формулировки из или федеральных законов со ссылкой на них;

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст.

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

Так можно.

По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей .

Правила заполнения описаны в и .

Ниже расскажем о главном. Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

  1. о сотруднике;
  2. о совместительстве — по желанию сотрудника.
  3. сведения о награждениях за успехи в работе;
  4. основания прекращения трудового договора;
  5. о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  6. о выполняемой работе;

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется .

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

  • В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:
  • Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
  • Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.

Образование: высшее профессиональное Профессия, специальность: бухгалтер

  • Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе.

Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, .

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе».

Он идет сразу после титульного листа.

  • Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность.
  • В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в .

II. Ведение трудовых книжек

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового Российской Федерации или иного федерального закона.15.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон и этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.(в ред.

Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт Трудового кодекса Российской Федерации.17.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт Трудового кодекса Российской Федерации.18.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового Российской Федерации или иного федерального закона.19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).20.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.21.

Электронная трудовая книжка

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года.

У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.

Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.

В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.