Выдано в подотчет проводка

Как закрыть подотчет директора в 2021 году: шесть способов в помощь бухгалтеру


Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды. Таким образом, если в кассовых документах отражен возврат подотчетной суммы, а далее эти деньги тут же выданы из кассы на какие-либо цели, минуя р/с — это нарушение действующего законодательства. Чем же оно грозит?Это нарушение карается по ст.

15.1 КоАП РФ: руководителя могут наказать на сумму от 4 до 5 тыс. рублей, а саму организацию — на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.Однако у организации есть возможность избежать штрафа.

Так:

  • Срок привлечения к ответственности за нарушение кассовой дисциплины, если оно не связано с применением онлайн-кассы (а это не наш случай) — 2 месяца (4.5. КоАП РФ).
  • Согласно ст. 3.4 и 4.1.1 КоАП РФ штраф для и субъектов малого и среднего бизнеса может быть заменен предупреждением, если правонарушение совершено впервые и не нанесло вреда жизни и здоровью людей или ущерба имуществу.

И еще важный момент: Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам.

То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.Но нужно понимать, что такой длительный срок должен быть обоснован производственной необходимостью. В противном случае налоговики опять же могут переквалифицировать висящий долг в доходы.

Однако установить разумный, но достаточно протяженный срок — можно.Например: прописать в приказе, что директор должен отчитаться по подотчету в течение полугода. Этот срок дает возможность подобрать оптимальный вариант погашения долга, если документов, подтверждающих целевые расходы, нет.Но вот срок подачи авансового отчета истек, а денег и документов нет, как погасить долг? Приведем несколько доступных вариантов.

Классический способ погашения долга.

Удержать

71 счет бухгалтерского учета

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе .

Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.

По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.

Счет 71 корреспондирует по дебету с Счет 71 корреспондирует по кредиту с

  1. 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
  2. 91 «Прочие доходы и расходы»
  3. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
  4. 52 «Валютные счета»
  5. 50 «Касса»
  6. 55 «Специальные счета в банках»
  7. 51 «Расчетный счет»
  1. 07 «Оборудование к установке»
  2. 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
  3. 51 «Расчетные счета»
  4. 50 «Касса»
  5. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  6. 20 «Основное производство»
  7. 08 «Вложения во внеоборотные активы»
  8. 11 «Животные на выращивании и откорме»
  9. 55 «Специальные счета в банках»
  10. 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
  11. 52 «Валютные счета»
  12. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
  13. 41 «Товары»
  14. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
  15. 44 «Расходы на продажу»
  16. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
  17. 25 «Общепроизводственные расходы»
  18. 23 «Вспомогательные производства»
  19. 26 «Общехозяйственные расходы»
  20. 91 «Прочие доходы и расходы»
  21. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
  22. 28 «Брак в производстве»
  23. 45 «Товары отгруженные»
  24. 99 «Прибыли и убытки»
  25. 10 «Материалы»
  26. 97 «Расходы будущих периодов»

В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.

Дебет Кредит Суть операции 71 50 / 51 / 52 / 55 Выдали сотруднику деньги в подотчет из кассы или со счета

Проводки по авансовому отчету

По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание 71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО 71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение 71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение 71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы. 50 (51, 52, 55) 71 8 320 Возврат неизрасходованных подотчетных средств Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка 08 (10, 15) 71 158 000 Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности Авансовый отчет и акт приема 41 71 7 800 Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет Авансовый отчет, расходная накладная 20 23 25 26 29 44 71 10 500 Командировочные расходы включены в состав: -основного производства; — вспомогательного производства; — общепроизводственных затрат; — общехозяйственных затрат; — обслуживающего производства; — затрат на сбыт Авансовый отчет, подтверждающие документы 19 71 1 890 Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) Авансовый отчет и счет 71 50 (51) 2 500 Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств РКО, платежное поручение 94 71 3 260 Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки 73 94 3 260 Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства 70 73 3 260 Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника Зарплатная ведомость

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ

«Об особенностях направления работников в служебные командировки»

от 13.10.2008 № 749. Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  1. днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  2. расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  3. суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз.

12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами. Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

  1. дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные)

Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм

Подотчетные лица обязаны в срок, установленный руководителем учреждения, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп.

6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н). Проверку авансового отчета, его утверждение руководителем учреждения и окончательный расчет по авансовому отчету следует осуществлять в срок, установленный руководителем. Отметим, что если денежные средства выдаются под отчет на , окончательный расчет по выданному авансу подотчетное лицо должно произвести после возвращения из командировки в течение трех рабочих дней (п.

Рекомендуем прочесть:  Уголовный кодекс сумма взятки

26 Положения № 749). Порядок заполнения авансового отчета установлен Приказом Минфина РФ № 52н. В нем говорится, что авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.

Подотчетное лицо отражает на лицевой стороне отчета информацию о себе, на оборотной – фактически израсходованные суммы и оправдательные документы:

  1. в графах 5 – 6 – суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.
  2. в графе 1 – номера документов (расходов) по порядку;
  3. в графах 2 – 4 – даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.) либо наименование расхода (например, суточные);

Оправдательные документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (ф.

0504505). При получении авансового отчета (ф. 0504505) от подотчетного лица бухгалтер выдает ему расписку (отрезная часть формы).

Он заполняет документ в своей части: графы 1 – 3 лицевой стороны отчета и графы 7 – 10 оборотной стороны, содержащие сведения о принимаемых к учету расходах и бухгалтерские записи. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее

Выдано в подотчет на командировочные расходы: какие нужны проводки

Выдача командировочных не является исключением.

На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554). В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

  1. Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет

Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета:

  1. Дт 55 Кт 52

К счету 55 рекомендуется открыть субсчета для учета расчетов в рублях и для учета в валюте.

По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы. Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так:

  1. Дт 55 Кт 66 (67)

Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.

Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67). Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу.

Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы».

В бухучете необходимо сделать следующие записи:

  1. Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
  2. Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено.

Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лицаЕсли подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу.

Данная операция отражается проводкой:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит50 «Касса»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организацииЕсли работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Отражена сумма невозвращенного авансаВ дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника.

При этом в учете делается проводка:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работникаПри погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса».Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.Для того, чтобы иметь возможность

Подотчетные суммы: проводки

Если НДС не выделен в отгрузочных документах, то он включается в стоимость ТМЦ , 60, 71 Учтен НДС по приобретенным на подотчетные средства, товарам (при этом покупателем должно выступать предприятие в соответствии с выданной подотчетнику доверенностью) 60, 71 Зачтен НДС.

По расходам, не связанным с основной деятельностью, суммы НДС учитываются на счете 91/2 (Д/т 91/2 К/т 19) 19 Командировочные расходы (затраты на проезд, проживание, суточные) в авансовом отчете , (в торговле) 71 Подотчетными средствами погашена задолженность перед контрагентом 60 71 Если сотрудник не отчитался по подотчетным выплатам и не возвратил их, то бухгалтерия отражает эту сумму на счете недостач и удерживает из зарплаты работника 70 71 94 Покупка ТМЦ с перерасходом выданных средств: Кладовщику ООО «Дом» выдано 10 000 руб.

для приобретения хозяйственного инвентаря. По доверенности от ООО «Дом» им произведены траты в размере 10 800 руб. (приобретены ТМЦ на 9000 руб. + НДС 1800 руб.), составлен авансовый отчет с приложением всех квитанций и чеков. На основании утвержденного отчета бухгалтер сделал соответствующие записи в учете и компенсировал кладовщику перерасход: Операции Д/т К/т Сумма Выдано подотчет (проводка на выдачу из кассы) 71 50 10 000 Оплачено приобретение ТМЦ 60 71 10 800 Оприходованы ТМЦ 10 60 9000 Учтен НДС по ним согласно счету-фактуре 19 60 1800 НДС заявлен к вычету 68 19 1800 Кладовщику возмещены перерасходованные средства 71 50 800 Командировочные расходы с возвратом излишка средств: Инженер ООО «Дом» направлен в командировку с целью сопровождения нового оборудования и получения консультационных услуг по его эксплуатации.
На основании утвержденного отчета бухгалтер сделал соответствующие записи в учете и компенсировал кладовщику перерасход: Операции Д/т К/т Сумма Выдано подотчет (проводка на выдачу из кассы) 71 50 10 000 Оплачено приобретение ТМЦ 60 71 10 800 Оприходованы ТМЦ 10 60 9000 Учтен НДС по ним согласно счету-фактуре 19 60 1800 НДС заявлен к вычету 68 19 1800 Кладовщику возмещены перерасходованные средства 71 50 800 Командировочные расходы с возвратом излишка средств: Инженер ООО «Дом» направлен в командировку с целью сопровождения нового оборудования и получения консультационных услуг по его эксплуатации. На карту ему перечислено 50 000 руб.

По возвращении им представлен авансовый отчет на 47 500 руб., в котором фигурируют следующие расходы: оплата проживания, транспортные расходы и суточные составили 23 000 руб., за стоянку транспорта – 500 руб., консультационные услуги – 24 000 руб.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы13.Отражена сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным активам и оплаченным расходам подотчетными лицами1971авансовые отчеты (ф. ) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы14.Списаны подотчетные суммы по расходам, относимым к обычной деятельности организации: авансовые отчеты (ф.

) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы- основному и вспомогательному производству20, 2371- на общепроизводственные и общехозяйственные нужды25, 2671- по исправлению допущенного брака2871- расходы обслуживающих производств2971- расходы коммерческого характера (реклама, содержание торговых точек, ларьков, магазинов и т.п.)4471- расходы, относящиеся к отгрузке продукции и товаров, выручка от продажи которых не может быть признана в момент отгрузки (например, экспортные операции)4571- работы, относимые к расходам будущих периодов977115.Списана задолженность подотчетных лиц по принятым к учету товарам4171авансовые отчеты (ф. ) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы16.Возвращены подотчетные суммы в кассу5071приходный кассовый ордер ()17.Возвращены денежные документы5071ведомости оприходования денежных документов18.Сдана выручка в кассу за реализованную продукцию на продовольственном рынке5071приходный кассовый ордер ()19.Возвращены подотчетные суммы в безналичном порядке51, 52, 5571выписка банка20.Сдана выручка, полученная от продажи продукции на продовольственном рынке инкассаторам банков; переведена выручка через почту и т.п.5771квитанции инкассации и почтовых отделений21.Оплачена через подотчетных лиц задолженность поставщикам6071квитанции к приходному кассовому ордеру22.Удержаны подотчетные суммы из оплаты труда работника7071расчетно-платежная ведомость (), расчетная ведомость ()23.Отнесена на расчеты с персоналом задолженность по подотчетным суммам (незаконные расходы из выручки, недостачи выручки от продажи на продовольственном рынке; расходы по

Рекомендуем прочесть:  Претенция по очереди в детский сад

71 счет бухгалтерского учета: что это, правила оформления и терминология счета

На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности: При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  1. Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.
  2. Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет.

В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст.

137 ТК РФ). При этом: Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб. Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету: Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур. № п/п Содержание хоз.

Отражаем невозвращенный подотчет в бухучете

Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы ().

Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие.

Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд.

В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94.

Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость. Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода. Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника.
Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Начислить налог нужно в день получения денег работником (Письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.2009) — это:

  1. день, когда фирма простила долг.
  2. день, когда истек срок давности;

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога ().

Взносы начисляются в день:

  1. списания задолженности, прощения долга;
  2. истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника.

В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник

Особенности учета подотчетных сумм

В нем прописываются выданная сумма и цели расходования.

Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

  1. Цели расходования.
  2. Сумма.
  3. Информация о сотруднике (ФИО, должность).

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей.

Больше этой суммы выдать ему нельзя.

Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы.

Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку. Вопрос: Можно ли принять к учету в целях налога на прибыль расходы, произведенные подотчетным лицом и оформленные представленными подотчетным лицом первичными документами, датированными выходными днями? В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники.

То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами. После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат.
Он обязан составить и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат.

Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой. Как учитывать ? Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

  1. Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
  2. План счетов и инструкция по его применению.
  3. ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
  4. Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Как выдать деньги под отчет и отразить ? Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров.

В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Сумма аванса должна быть выдана с тем расчетом, чтобы покрыть затраты:

  1. дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).
  2. на наем жилья во время командировки;
  3. на проезд в командировку;

Такой порядок предусмотрен статьей 168 ТК РФ.

Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах.

Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:

  1. первичные документы, подтверждающие расходы.
  2. авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т.

д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету.

Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму. Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег.

Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм.

Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету.

Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению. Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму.